Los documentos PDF son muy utilizados tanto en el campo profesional como en el mundo académico. Porque tienen una especial protección frente a la manipulación por parte de terceros. Y esto nos asegura que el contenido que estamos viendo es el creado originalmente. En algunos casos puede tratarse de documentos con mucha extensión y, para agilizar la lectura, no hay nada como saber cómo buscar palabras en un PDF.
Esto nos permitirá llegar justo al tema que nos interesa, sin tener que hacer una labor de lectura de todo el documento. Como vas a ver, esta es una operación muy sencilla de realizar, que puede ahorrarte mucho tiempo.
¿Para qué puedes necesitar buscar una o varias palabras concretas en un PDF?
Al trabajar o estudiar todos buscamos la máxima eficiencia y eficacia. Es decir, que queremos hacer las cosas bien, pero rápido. Y esto es algo para lo que nos va a venir muy bien el truco que vamos a ver hoy.
Saber buscar palabras concretas dentro de un documento en formato PDF nos puede resultar útil para:
- Localizar información específica. Así no tendremos que leer todo el documento, podremos ir directamente a la sección en la que se trata el tema que nos interesa.
- Estudio y referencia. La búsqueda de palabras clave nos ayuda a identificar temas o secciones que son relevantes para nosotros. Esto es especialmente útil a la hora de estudiar, o si tenemos que usar ese documento como fuente para elaborar un informe o un reporte.
- Revisión y edición. Si eres tú el que ha elaborado el documento, la búsqueda de palabras concretas te ayudará a la hora de hacer una revisión completa de lo escrito. Es de utilidad para ver qué áreas concretas requieren de mayor desarrollo o de más atención gramatical.
- Análisis de datos. Si el documento en este formato está siendo tu fuente para elaborar un informe, saber cómo buscar palabras en un PDF te permite localizar rápidamente determinados datos.
- Navegación eficiente. Al trabajar con un documento muy extenso, buscar por palabras claves nos permite acceder directamente a la sección del trabajo donde está la información relevante, sin necesidad de hacer un desplazamiento manual.
- Ahorro de tiempo. En líneas generales, esta forma de localizar información nos ayuda a ahorrar mucho tiempo cuando trabajamos con documentos en PDF.
¿Cómo buscar palabras en un PDF?
A estos efectos, no importa si utilizas Adobe Reader para trabajar con documentos PDF, o cualquier otro programa que soporte este formato, porque los pasos van a ser siempre los mismos. De hecho, también puedes aplicar este sencillo truco si se trata de un documento PDF al que has accedido online.
Apertura del documento PDF
Como es lógico, lo primero que tenemos que hacer en estos casos es abrir el documento en formato PDF con el que nos interesa trabajar.
Ya sabes que estos archivos pueden llegar a ser pesados y tardar un poco en abrir. Así que vamos a ser pacientes y a esperar a que el documento esté completamente desplegado. Esto nos garantiza que la búsqueda se hará en todas sus páginas.
Comandos para buscar un término
Una vez abierto el documento, pulsa la siguiente combinación de teclas:
- Ctrl + F en Windows.
CMD + F en Mac.
Esto va a abrir una ventana de diálogo en la que tienes que introducir el término que deseas buscar.
Si lo que quieres es utilizar el buscador avanzado, utiliza los siguientes comandos:
- Ctrl + mayúsculas + F en Windows.
CMD + mayúsculas + F en Mac.
Con el buscador avanzado puedes:
- Buscar en el documento PDF abierto o en otros documentos PDF que tengas en tu dispositivo.
- Indicar la palabra clave que quieres localizar.
- Especificar si solo hay que buscar la palabra completa, si debe haber coincidencia de minúsculas o mayúsculas, o si hay que incluir también la búsqueda en marcadores y comentarios.
Resultado de la búsqueda
Tras indicar los parámetros que te interesan, pulsa sobre “Siguiente” o “Buscar” y el sistema empezará a hacer su trabajo.
En caso de que se encuentre la palabra repetida más de una vez a lo largo del texto, puedes desplazarte de un término a otro haciendo clic o pulsando intro. Si deseas volver atrás, solo tienes que pulsar la tecla de flecha hacia la derecha.
Para ocultar la ventana de búsqueda, simplemente tienes que pulsar la misma sección de comandos que has marcado para que esta apareciera.
Es importante que sepas que otros programas como Word o Excel también tienen un sistema similar de búsqueda de términos concretos. Esto puede resultar de mucha utilidad para trabajar de forma más sencilla y rápida con todo tipo de documentos.
Un formato universal que conviene que sepas utilizar
Comprender las herramientas y funciones disponibles en los visores de PDF te permitirá disfrutar de una serie de ventajas a la hora de trabajar con un formato que ya es empleado a nivel universal:
- Conservación del formato. Conocer las herramientas y funcionalidades básicas te permite manipular y trabajar con estos documentos sin que estos pierdan en ningún caso el formato original. Las fuentes, gráficos, y todo aquello que no hayas “tocado”, seguirán en su sitio.
- Conseguir interactividad. Los PDF permiten la incorporación de elementos interactivos como enlaces o formularios rellenables. Si sabes usar estas funciones, puedes darle una calidad mucho mayor a tus documentos.
- Seguridad de los documentos. Entre las funcionalidades de estos documentos, está aquella que te permite proteger el contenido mediante contraseña. Esto evitará que puedan ser leídos por terceros, y reducirá el riesgo de que sean manipulados sin permiso.
- Marcadores y navegación. Si no quieres que otros estén utilizando la función de búsqueda de palabras, puedes facilitar la navegación por el documento creando marcadores y enlaces internos. Esto mejora de manera muy notable la experiencia del usuario.
- Firma electrónica. A un documento en PDF puedes añadirle una firma electrónica que autentica y legaliza el contenido.
Ahora que ya sabes cómo buscar palabras en un PDF, y que hay otras funcionalidades útiles que puedes añadir a tus documentos, seguro que trabajar con este formato te va a resultar mucho más cómodo y sencillo. Sin importar si eres el creador del documento o un simple lector.