Millones de personas usan también Gmail por motivos laborales. Tienen una cuenta de empresa, con la que estar en contacto con clientes, proveedores o personas dentro de la propia empresa. Cuando nos vamos de vacaciones, es probable que no vayamos a usar dicha cuenta, de modo que solemos tener varias opciones, como generar respuestas automáticas, para que sepan que no estamos disponibles.
Es una opción de utilidad, aunque si queremos que una persona pueda responder, podemos hacer uso de las llamadas cuentas compartidas en Gmail. Se trata de una opción de utilidad en el caso de una empresa, que permite que una persona tenga acceso a los mensajes que llegan a la nuestra en este tiempo.
Este tipo de cuentas permiten el acceso a varias personas a la misma. Puede tratarse de una cuenta de Gmail que se ha creado con dicho propósito, de ser compartida entre varias personas. También puede ser que alguien de acceso a la suya durante un período de tiempo determinado, como vacaciones o una baja laboral. Así, todos los correos que se manden a dicha cuenta se podrán responder de forma sencilla.
Se comparte una dirección de correo y la contraseña. Están pensadas para que solo determinadas personas tengan acceso. Puede ser una cuenta a la que los trabajadores de una sección o departamento concreto accedan, por ejemplo, y de esta manera asegurarse de que los correos que llegan a la misma nunca quedan desatendidos. Son opciones de gran comodidad en entornos laborales, como podéis ver. Por lo que podemos configurar cualquier cuenta en este servicio de correo como una compartida.
Configurar cuenta compartida en Gmail
Vamos a abrir en primer lugar la cuenta de Gmail en cuestión en el ordenador. Cuando estemos en la bandeja de entrada de la misma, tenemos que pulsar sobre el icono de la rueda dentada, situado en la parte derecha superior. Saldrá a continuación un pequeño menú contextual en pantalla, en el que hay varias opciones. Pulsamos entonces sobre la opción de configuración. Una vez estemos ya dentro de la configuración, vemos que hay algunas pestañas en la parte superior. Una de dichas opciones es la de Cuentas e importanción, sobre la que vamos a pulsar.
Deslizamos un poco hacia abajo y nos encontramos con el apartado llamado Conceder acceso a tu cuenta. Es este apartado en el que podemos permitir que otras cuentas de Gmail tengan acceso a la misma. Se pueden añadir delegados a dicha cuenta, que en este caso son 10 como máximo. Aunque si se trata de una cuenta de empresa, esta cifra se incrementa hasta los 25. Por lo que puede ser una cuenta compartida para un departamento, por ejemplo, sin demasiados problemas.
En este apartado de conceder acceso a la cuenta, a la derecha hay un texto en letras azules que dice «Añadir otra cuenta». Tenemos que pulsar sobre este texto y a continuación se nos va a pedir introducir la dirección de correo de la persona a la que queremos dar acceso a nuestra cuenta de Gmail. Se abre entonces una segunda ventana en pantalla, donde se muestra una advertencia sobre las consecuencias de dar acceso a alguien a la cuenta. Solo tendremos que darle a enviar y completar los pasos en pantalla en ese momento.
La otra persona va a recibir entonces, cuando hayamos completado dicho proceso, un correo electrónico. En el mismo se le dice que tiene ya acceso a esta cuenta de correo. Por tanto, va a poder ver todos los mails que llegan a la misma. Además de tener la posibilidad de responder y enviar nuevos correos electrónicos en todo momento. Así que si estamos de viaje o no podemos acceder a la cuenta durante un tiempo, podemos permitir que otras personas lo hagan. De manera que esta cuenta de Gmail no queda desatendida. Como podéis ver, configurar este tipo de cuentas es sencillo, y de mucha utilidad. No dudéis en usar esta función.