Si has llegado hasta aquí buscando cómo firmar un PDF con certificado digital, es porque te ha llegado el momento de estampar tu firma en un documento que está en este tipo de formato. Una acción que cada vez es más común dentro del tráfico jurídico.
Cuando ya tienes tu firma digital habilitada en tu dispositivo, hacer este tipo de gestiones se vuelve mucho más sencillo. Pero, para que no tengas dudas, vamos a explicarte cómo hay que hacerlo.
Funcionamiento básico de la firma con certificado digital en documentos PDF
Firmar un PDF con un certificado digital implica que agregamos al documento una firma electrónica que acredita nuestra identidad.
De forma resumida, un certificado digital es un archivo electrónico que emite una entidad certificadora (en el caso de España, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre) y que acredita de forma indubitada la identidad del titular.
Es algo así como una credencial digital. Una forma de asegurar qué, aunque no estés en la misma ubicación física que la otra parte interesada en la firma del documento, la firma que va a constar en el mismo es la tuya.
Cuando firmamos un PDF a través de un certificado digital, lo que hace el software es utilizar la clave privada del certificado para generar una firma única. Dicha firma es una representación cifrada de los datos del documento y de la identidad del firmante.
Aunque todo esto puede resultar un poco complejo, solo necesitas quedarte con la idea de que tu firma electrónica en un documento PDF tiene la misma validez que si firmas ese documento en formato físico y de manera presencial. La otra parte tiene la misma seguridad respecto a tu identidad.
¿Por qué es útil saber cómo firmar un PDF con certificado digital?
Porque esta es una acción que vas a tener que llevar a cabo tarde o temprano, puesto que cada vez es más común el uso de la firma digital para hacer todo tipo de trámites, incluso con la Administración Pública.
Algunas de las ventajas adicionales de este sistema son las siguientes:
Autenticación del firmante
Como hemos visto antes, la firma digital tiene un alto nivel de seguridad y asegura que quien firma el documento es realmente quien dice ser.
Integridad el documento
Al firmar un PDF con certificado digital, se acredita la integridad del documento. De manera que su contenido ya no podrá ser manipulado ni alterado una vez que conste la firma.
No repudio
Implica que, quien ha firmado un documento con su certificado digital, no puede negar más tarde haberlo hecho. Esto es muy importante cuando estamos hablando de firmas de contratos u otro tipo de documentos vinculantes.
Cumplimiento legal
En España, el uso de la firma digital está respaldado por un marco jurídico que reconoce la validez de la firma electrónica, incluyendo la realizada mediante certificado digital. Por tanto, es una forma de cumplimentar trámites de forma segura y legal.
Aceleración de procesos
Ya no hay que imprimir, firmar a mano, escanear y volver a mandar los documentos. La firma digital en documentos PDF acelera los procesos de contratación y supone un ahorro de tiempo y de recursos materiales.
Cómo firmar un PDF con certificado digital paso a paso
Ahora que sabemos lo práctico que puede llegar a ser, es hora de saber qué es lo que tenemos que hacer para firmar digitalmente un PDF.
Lo primero que hay que hacer es tener descargado en el equipo que vayamos a utilizar, Acrobat Reader DC. Si no lo tienes, puedes descargarlo aquí. Además, es esencial que nuestro certificado digital esté instalado también en el equipo que estamos utilizando para hacer la gestión.
A continuación, abrimos el documento con el que queremos trabajar en Acrobat y pulsamos sobre “Herramientas”. Al hacerlo se nos van a mostrar varios iconos, entre ellos el de “Certificados”, que es el que nos interesa. Puedes identificarlo rápidamente porque tiene la imagen de una pluma y lo que parece una medalla o reconocimiento oficial.
Ya en la siguiente pantalla elegimos la opción de “Firmar digitalmente”. Una ventana emergente nos indica que tenemos que elegir el área en el que deseamos que aparezca la firma. Elegimos y pulsamos sobre “Aceptar”.
En el siguiente paso seleccionamos el certificado electrónico que queremos utilizar para la firma y pulsamos sobre “Continuar”. Pulsamos sobre “Firmar” y ya podemos guardar el documento firmado. No obstante, si el certificado está protegido con clave PIN, antes de finalizar el trámite tendremos que indicar dicha clave para verificar nuestra identidad.
Si has hecho bien todo el proceso, el documento mostrará la firma digital insertada, con un formato similar a este:
Firmado digitalmente por XXX XXX XXX – 0000000000A
Fecha 2023.01.01
12:35:15 +02’00’
Es decir, que no solo va a quedar constancia de la firma del documento, sino también del momento exacto en el que lo has hecho. Esto puede ser especialmente importante de cara al futuro. Por si necesitas acreditar que conocías o no conocías el contenido de ese documento en un momento determinado.
Validar la firma de un documento firmado digitalmente con Acrobat Reader DC
Si lo que quieres es validar la firma realizada, abre el documento que ya tienes firmado y pulsa sobre “Panel de firma”, una opción que verás en la parte superior derecha de la pantalla.
Esto te dará acceso a las diferentes firmas que constan en el documento. Pulsa con el botón derecho del ratón sobre la que deseas validar y escoge la opción “Validar firma”. Si todo es correcto, la firma aparecerá marcada con una “v” verde o un símbolo similar.
Al pasar el cursor sobre la firma te indicará que esta es válida, el certificado por el que ha sido firmada, y que no ha habido modificaciones en el documento desde que fue firmado. Por último, especificará que el documento está firmado por el usuario actual.
Cuando se trata de cómo firmar un PDF con certificado digital, el procedimiento es muy sencillo, y ya has visto que resulta bastante intuitivo. Así que te animamos a perderle el miedo a este tipo de firmas digitales, porque ya has visto que son muy útiles, seguras, y que son el futuro.