Un mensaje de respuesta automática es un recurso de gran utilidad para los usuarios que se han ido de vacaciones, de viaje o que, por la circunstancia que sea, temporalmente no pueden atender la bandeja de entrada. Una especie de aviso de que no estamos disponibles, pero volveremos pronto. En este post vamos a ver cómo programar respuestas automáticas en Outlook de manera sencilla.
Hay muchas razones por las que este recurso es enormemente útil. Pero, por encima de todo, es una forma muy correcta de mantener informados acerca de nuestro estado a amigos, clientes, colaboradores… En definitiva, a cualquier persona que esté intentando contactar con nosotros. Un mensaje de respuesta automática es siempre mejor que un silencio, que podría ser interpretado como falta de diligencia o de interés por nuestra parte.
¿Cuándo es necesario poner una respuesta automática en nuestro correo electrónico?
Hay dos grandes razones por las cuales es aconsejable programar una respuesta automática en nuestro correo electrónico. La primera es por una cuestión elemental de buena educación: nunca hay que dejar preguntas sin respuesta, lo contrario es una falta de consideración. Por otra parte, estas respuestas nos ayudan a mantener el contacto con otras personas y no quedar desconectados de asuntos que pueden ser importantes, tanto en el ámbito privado como en el profesional.
Un mensaje de «estoy fuera de la oficina» puede resultar muy útil para delegar nuestro trabajo en los colegas, quienes se ocuparán de nuestras tareas mientras estamos ausentes. De lo contrario, nos arriesgamos a encontrarnos con la bandeja de entrada llena de mensajes sin responder (algunos con varios días) a la vuelta de nuestras vacaciones o nuestro periodo de desconexión.
Microsoft Outlook nos permite configurar un mensaje de respuesta automática tanto a través de su aplicación de escritorio como de su aplicación móvil, fácilmente desde cualquier dispositivo. A continuación, explicamos los pasos a seguir para configurar este mensaje.
Guía para respuestas automáticas en Microsoft Outlook
Programar respuestas automáticas en Outlook es un proceso relativamente sencillo. A continuación, te mostramos cómo hacerlo paso a paso:
Vamos al panel de Configuración
Par empezar, abrimos la aplicación Outlook en nuestro escritorio de Windows con nuestro ID y contraseña y pulsamos sobre el icono de Configuración (el de la rueda dentada), que se muestra en la esquina superior derecha. Dependiendo de cuál sea la versión de Outlook que tengamos, en este primer paso habrá que ir directamente a «Archivos».
Selecciona «Ver toda la configuración de Outlook»
Dentro del menú de Configuración, seleccionamos la pestaña «Ver toda la configuración de Outlook», para abrir después las opciones referentes al correo electrónico.
Seleccionamos «Correo»
En el menú correspondiente a Outlook, vamos directamente a la sección de «Correo», que es en la que vamos a implementar los cambios de configuración para programar respuestas automáticas en Outlook.
Hacemos clic en «Respuestas automáticas»
El siguiente paso es activar la opción «Respuestas automáticas». Allí debemos seleccionar la casilla de verificación para responder durante un período de tiempo y a continuación establecer el rango de tiempo de inicio y finalización del mensaje. Es decir, el tiempo durante el cual deseamos tenerlo activado.
Una vez activado, cualquier persona que nos envíe un correo electrónico recibirá exactamente la misma respuesta.
Redactar la respuesta automática
Finalmente, ya solo queda redactar el texto del mensaje que deseamos mostrar como respuesta a las personas que nos han enviado un email. En la aplicación para escritorio encontraremos la opción de escribir diferentes mensajes de respuestas, en función de si el correo nos llega desde nuestra propia empresa u organización o bien desde fuera. Esto no es posible desde la aplicación móvil. Una vez hecho, pulsamos «Guardar» para que se apliquen los cambios.
Para saber exactamente qué y cómo hacerlo, te animamos a seguir las pautas indicadas en el siguiente apartado:
¿Qué poner en la respuesta automática de nuestro email?
La posibilidad de generar un correo electrónico automático anunciando que vamos a estar desconectados o ilocalizables durante algún tiempo, además de ser un gesto de cortesía, es un recurso para no perderse ningún contacto importante. El texto que debe figurar en la respuesta automática, así como su forma, dependerán de varios factores. Sobre todo, de quiénes sean los destinatarios de dicha respuesta.
Si se trata de asuntos de trabajo (respuestas a clientes, proveedores, jefes, compañeros, colaboradores, etc.) lo mejor es optar por un mensaje breve y formal. He aquí un ejemplo:
Muchas gracias por su correo. Estaré fuera de la oficina durante toda esta semana. A mi regreso responderé a su mensaje con mucho gusto. Muchas gracias por su paciencia y comprensión.
En cambio, si es una respuesta automatizada a mensajes de amigos, las posibilidades se amplían. En ese caso nos podemos permitir usar un tono más distendido e incluso incluir alguna nota de humor. Podría ser algo así:
Me voy a tomar unas muy merecidas vacaciones y no pienso ocuparme del correo hasta mi regreso, el 15 de agosto. ¡Por favor, no me molestéis hasta entonces!
Como ves, las opciones pueden ser de lo más variado. En cualquier caso, tanto si se trata de trabajo como de comunicaciones con amigos, hay varios elementos que deben figurar en estos mensajes:
- La información exacta de las fechas de nuestra ausencia. O, al menos, la fecha de nuestra reincorporación a la actividad.
- El contacto de la persona o personas con las que se puede contactar mientas no estamos disponibles, detallando cuál es el contacto exacto para cada tipo de asunto.
- Opcionalmente, una serie de enlaces o respuestas anticipadas a las preguntas o cuestiones que solemos tratar habitualmente en nuestros correos. Eso sirve para transmitir la idea de que, aunque no estemos disponibles, sí somos responsables y nos seguimos ocupando de todo.
Conclusiones
Si nuestro trabajo o actividad diaria implica enviar y recibir correos electrónicos con cierta asiduidad, la capacidad de programar respuestas automáticas a través de Outlook puede resultarnos muy útil.
Esta función nos permite mantener a todos nuestros contactos informados sobre nuestra situación actual, así como redirigir las preguntas a otras personas que se encargarán de responderlas durante nuestra ausencia. Muy práctico.