Excel tiene tantas funcionalidades, que llegar a manejarlas todas parece algo casi imposible. Sin embargo, poco a poco puedes ir aprendiendo algunas de las funciones más habituales y prácticas, hasta llegar a ser un auténtico especialista. En este caso, te queremos hablar de cómo dividir celdas en Excel.
Algo que puede llegar a resultar de mucha utilidad cuando se trata de trabajar con hojas de cálculo que contienen mucha información. Incluso si usas otro programa diferente a Excel, los pasos que vamos a ver te servirán igualmente.
¿Por qué es útil saber dividir celdas en Excel?
Tener esta competencia puede ayudarte mucho cuando se trata de trabajar de manera rápida y eficiente con una hoja de cálculo. Presta atención a las siguientes razones por las que te será útil saber llevar a cabo esta acción:
Mejorar la presentación. Al dividir celdas puedes remarcar y segmentar la información más importante, algo que va a mejorar la presentación de tus hojas de cálculo y permitirá que los datos se entiendan mejor.
- Facilitar la manipulación de datos. Si quieres descomponer una cadena de texto en partes más pequeñas, puedes hacerlo con esta funcionalidad. Por ejemplo, si en una celda has introducido los nombres y apellidos de diferentes personas, puedes segmentar la información y poner en una celda los nombres y en otra los apellidos.
- Análisis de datos. Al dividir las celdas organizas la información según tus preferencias, y esto facilita mucho la labor de análisis.
- Importación de datos externos. Si estás importando a Excel datos obtenidos de una fuente externa, es posible que esa información no se ajuste del todo a tus necesidades. Sin embargo, dividiendo celdas, puedes organizarla de la manera que mejor te parezca.
- Facilitar la clasificación y filtrado. Cuando trabajas con grandes cantidades de datos, al dividir celdas puede conseguir una organización más efectiva de la información e ir descomponiéndola en partes que sean más manejables.
- Generar gráficos. Mediante la acción de división puedes crear gráficos que permitan hacer una visualización sencilla de los datos que te interesan.
- Funcionalidades avanzadas. Si manejas otras funciones avanzadas de Excel, la división de celdas puede resultarte de utilidad para crear etiquetas personalizadas o para aplicar formatos condicionales y destacar ciertas partes de la información.
Cómo dividir celdas en Excel paso a paso
Queda claro que esta es una funcionalidad muy interesante tanto para los usuarios iniciales de las hojas de cálculo como para los más expertos. Por eso, a continuación te detallamos paso a paso cómo se consigue hacer esta división de forma rápida y sencilla.
Dividir celdas en Excel unidas previamente
En algunos casos hacemos uso de la opción de combinar celdas para agrupar información. Si la celda con la que estás trabajando es el resultado de una unión anterior, lo tienes muy fácil para separarlas.
Pulsa sobre la celda combinada y luego ve a “Inicio” en la barra de herramientas de la parte superior. De allí dirígete a “Alineación” y pulsa sobre el icono de combinación de celdas. Se abre un desplegable dentro del que vas a ver la opción “Separar celdas”. Esto divide las celdas que has unido antes y las restituye a su estado original.
Dividir una celda en varias columnas
Imaginemos que hemos creado una base de datos con el nombre y el cargo de cada una de las personas que hay en nuestra empresa, de manera que la información de cada persona se consigna en una única celda. Pero ahora necesitamos que esa información esté segmentada, de forma que los nombres queden en un lado y el cargo en otra celda diferente. Lo que nos hace falta en este caso es dividir las celdas en varias columnas.
Para lograrlo, vamos a utilizar un pequeño truco: la herramienta de distribución de texto en columnas. Seleccionamos la celda con la que queremos trabajar y nos dirigimos a la pestaña “Datos” de la barra de herramientas, y de ahí vamos al subgrupo “Herramientas de datos”. Aparece entonces un cuadro de diálogo cuya finalidad es ayudarnos a convertir texto en columnas.
Como separadores vamos a elegir “espacio”. La opción de “tabulación”, que aparece marcada por defecto, podemos dejarla tal y como está o desmarcarla, porque no va a afectar al resultado final.
En la ventana de vista previa vas a ver la forma en la que Excel va a dividir las celdas. Si no es lo que tu quieres, marca nuevos separadores hasta dividir del todo la información de la forma que deseas. Cuando lo tengas listo pulsa sobre “Finalizar” y ya has terminado, tu información está ahora dividida en varias celdas en columnas consecutivas.
Dividir celdas en Excel en una o varias filas
Supongamos que no quieres dividir el contenido de una celda en columnas consecutivas sino en filas. Para conseguirlo, podemos utilizar la funcionalidad de transponer filas y columnas.
Seguimos exactamente los mismos pasos que hemos visto en el apartado anterior, de manera que el contenido de una celda se divide en varias celdas recogidas en columnas consecutivas. Una vez que tenemos esto listo, vamos a transponer las columnas para convertirlas en filas.
Seleccionamos el rango de datos con el que queremos trabajar y pulsamos sobre “Copiar”. Ahora vamos a la primera celda a la que queremos traspasar los datos, la seleccionamos y pulsamos sobre “Pegar” > “Transponer”, y ya lo tenemos listo.
Una cuestión importante al dividir celdas en Excel y convertirlas en diferentes columnas o filas: tenemos que asegurarnos de que no hay información escrita en las nuevas celdas que vamos a emplear, porque se va sobreescribir y perderíamos el contenido original de esas celdas.
Con estos pequeños ajustes que hemos visto, consigues que la información de tus hojas de cálculo esté mucho mejor organizada. Que sea más visual y más fácil de entender y de trabajar con ella.
Dividir celdas en Excel no es complicado, ya has visto que el proceso es bastante intuitivo. Sigue los pasos que hemos dado y, en cuanto lo hayas hecho un par de veces, estamos seguros de que esta funcionalidad no tendrá secretos para ti.