Hay un método muy eficaz en Excel que nos permite buscar y visualizar cierta información de nuestras hojas de cálculo tomando como base una serie de criterios. Aprender a usar los filtros en Excel es una manera excelente de separar los datos que nos interesan de los que no, centrarnos en la materia en la que queremos trabajar y decidir qué valores queremos toar en cuenta y cuáles deseamos excluir en cada momento. En este post vamos a ver con detalle cómo se puede usar la función Filtrar en Excel y obtener el máximo partido de ella.
Como podrás comprobar si sigues leyendo, esta función resulta muy práctica para muchas situaciones. Por ejemplo, si estamos trabajando con un archivo de ventas, nos ayuda a localizar las fechas donde se producen más operaciones, los productos más vendidos o los puntos de venta que mejor funcionan. Todo de forma sencilla y rápida.
A continuación, vamos a ver cuáles son los pasos a seguir para crear filtros en Excel, cómo utilizarlos de manera eficiente y cómo eliminarlos cuando ya no los necesitemos.
Crear filtros en Excel
Veamos cómo se puede utilizar la función Filtrar en Excel. Una vez que estamos con una hoja de cálculo abierta en pantalla, el método es realmente simple. Solo hay que seguir estos pasos:
- En primer lugar, debemos seleccionar cualquier celda del rango.
- Después vamos a la cinta de herramientas de la parte superior de la pantalla, en concreto al grupo «Ordenar y Filtrar».
- Allí seleccionamos el botón «Datos».
- Después, pulsamos sobre el botón de «Filtro».
Después de pulsar en «Filtro», aparecen unas flechas (ver imagen de arriba) en cada uno de los encabezados de las columnas de datos. Ellas son las que nos van a permitir filtrar la información.
Hay otros métodos secundarios, aunque igualmente válidos, para crear filtros en Excel. Por ejemplo, desde el menú de Inicio, podemos ir a «Modificar» y escoger después la opción «Ordenar y filtrar».
Filtrar por rangos
Aquí vamos a empezar a entender la utilidad de las flechas. Para filtrar en Excel un rango de datos, hay que seleccionar la flecha del encabezado de la columna y a continuación elegir el filtro que queremos aplicar (de texto, de números, etc.). Después de establecer los criterios deseados para filtrar los datos, hacemos clic en «Aceptar». Así de fácil.
Filtrar datos de una tabla
Este es otro modo muy práctico de filtrar en Excel: colocar los datos en una tabla de Excel, de tal manera que podamos agregar filtros a los encabezados de cada columna automáticamente. Al hacerlo así, después es posible seleccionar la flecha del encabezado de cada columna, aplicando el filtro correspondiente.
Filtrar por valores
Otra interesante opción de la que disponemos a la hora de filtrar en Excel es usar el cuadro de texto para hacer búsquedas. Esto resulta especialmente conveniente cuando estamos trabajando con u archivo muy grande. De este modo, todo lo que hay que hacer es escribir en el cuadro la palabra o término que deseemos filtrar.
Borrar filtros en Excel
Las operaciones de búsqueda de dato se pueden volver imposibles en el caso de que existe algún filtro activado sin que nosotros lo sepamos. Ante este tipo de situaciones, una de las primeras cosas que debemos hacer es quitar o borrar los posibles filtros que pueda haber.
Estos son los tres métodos que podemos aplicar:
Borrar un filtro que ha sido aplicado a una columna en concreto
Básicamente, se trata de deshacer lo que hemos explicado en el apartado anterior cuando hablábamos de aplicar un filtro a un rango de valores o una columna. Para borrar un filtro aplicado, sea cual sea este, hay que seleccionar otra vez el icono de filtro del encabezado de la columna y a continuación hacer clic en la opción «Borrar filtro».
Borrar todos los filtros
A veces el problema no es que se ha aplicado un solo filtro, sino varios. Para no perder tiempo, es más práctico borrar todos los filtros de una sola vez que hacerlo uno a uno. Los pasos a seguir son los siguientes: Primero vamos a la pestaña de «Datos», luego elegimos la opción «Ordenar y filtrar» y finalmente hacemos clic sobre la opción de «Borrar». Todos los filtros aplicados quedarán desactivados.
Eliminar todos los filtros
A pesar de tener un título parecido, hay una sutil pero importante diferencia entre lo que se explica en el apartado anterior y en este: vamos a eliminar todos los filtros del documento, no solo los de una columna o rango concretos. Para aplicar esta solución radical lo que debemos hacer primero es ir a la pestaña de «Datos» y en ella hacer clic en el botón «Filtro».
Hay otras maneras de ejecutar esta acción: con un atajo de teclado (la combinación Alt+D+F+F) o desde la pestaña de Inicio, siguiendo la ruta Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.