A la hora de confeccionar encuestas y formularios, es fundamental contar con la herramienta adecuada que nos permita recopilar todos los datos de forma eficiente. Aunque existen muchas opciones disponibles, hay dos que destacan por encima del resto y, por tanto, nos plantean un dilema: Google Forms vs Microsoft Forms. ¿Cuál elegir?
En este post vamos a tratar de conocer al detalle lo que estas dos aplicaciones ofrecen, sus características principales, así como sus fortalezas y sus debilidades. Nuestro objetivo es ofrecerte la información necesaria para que tú mismo decidas cuál es la que mejor se adapta a lo que realmente necesitas.
¿Qué herramientas existen para hacer encuestas y formularios?
Si realizamos una rápida búsqueda en internet de las mejores herramientas que hay para realizar encuestas y formularios, nos vamos a encontrar con muchos resultados. Entre las opciones más recomendadas están por ejemplo Sendiblue, sencilla pero eficaz, Typeform, muy popular por el cuidado de sus diseños, o Formsite, una de las plataformas que más predicamento tienen dentro del mundo de la empresa.
En general, en funcionamiento de estas herramientas es bastante parecido. Todas ofrecen plantillas prediseñadas así como funciones gratuitas y otras que solo son accesibles mediante una suscripción de pago.
Pero por encima de todas estas opciones, todas ellas muy respetables, hay que destacar dos nombres: Google Forms y Microsoft Forms. Ambas son soluciones líderes y totalmente fiables. La primera se distingue por su simplicidad y su facilidad de uso, mientras que la segunda esgrime como grandes virtudes su flexibilidad y su capacidad de integración.
Google Forms
Lanzada por primera vez en 2018 como respuesta a la herramienta de formularios de Microsoft, Google Forms es una herramienta diseñada para ayudarnos a crear y analizar encuestas que forma parte de Google Workspace. Tiene un diseño muy intuitivo y es muy fácil de usar. Tanto es así que, sin haberlo probado nunca antes, con ella vamos a poder crear cualquier tipo de formulario o encuesta en cuestión de minutos.
La palabra que mejor define a Google Forms es la simplicidad, entendida esta como una virtud. Los formularios hechos con Google Forms ofrecen una enorme variedad de tipos de preguntas, que pueden incluir una respuesta corta, múltiples opciones, casillas de verificación, menú desplegable, etc. Solo está disponible como aplicación web.
Especialmente interesante es el apartado de la integración. Por ejemplo, se pueden importar las respuestas de un formulario a una hoja de cálculo de Google y desde allí realizar un análisis más detallado de los resultados. Además, es una excelente herramienta colaborativa.
- Cualquiera que tenga una cuenta de Google puede acceder a la aplicación Forms de forma gratuita.
- Es muy fácil de usar, está al alcance de cualquier tipo de usuario.
- Viene con una serie de plantillas pre-configuradas realmente prácticas.
- Permite agregar imágenes y vídeos.
- Todas las encuestas y formularios se guardan de forma automática en Google Drive.
- Ofrece una sólida integración con otras aplicaciones de Google como Gmail, etc.
Contras de Google Forms
- Para determinadas tareas y objetivos, las opciones de Google Forms pueden quedarse un poco cortas. En esos casos concretos es cuando la simplicidad deja de ser una ventaja.
Microsoft Forms
Microsoft Forms forma parte de la suite Microsoft Office 365 desde su aparición en el año 2017. Es una gran herramienta diseñada para ayudarnos a crear encuestas, cuestionarios, sondeos, etc. Entre sus características más destacadas hay que señalar que ofrece resultados en tiempo real y gráficos automáticos para poder visualizar los datos.
Se distingue de Google Forms por ofrecer al usuario una experiencia más dinámica e integrada. Además de poder implementar varios tipos de preguntas, también nos brinda la posibilidad de incluir opciones de lógica de ramificación, para dotar nuestras encuestas de un mayor grado de interacción.
Se trata, en definitiva, de una herramienta algo más compleja, pero más potente y analítica.
Pros de Microsoft Forms
- Se puede acceder desde cualquier cuenta de Microsoft como MSN, Hotmail, Outlook, etc.
- Ofrece una perfecta integración con otros productos y programas de Microsoft (PowerPoint, Excel, etc.).
- Cuenta con numerosas opciones de diseño y posibilidades de personalización del formulario, aunque no tantas como Google Forms.
- Ofrece numerosas plantillas pre-diseñadas.
- Dispone de interesantes herramientas de visualización avanzadas, como gráficos y tablas.
Contras de Microsoft Forms
- La principal desventaja es que no es una herramienta tan sencilla de usar como la de Google. Para aprender a manejarla y beneficiarse de todas sus ventajas hay que invertir un poco más de tiempo en estudiar bien sus opciones y familiarizarse con ellas.
Veredicto final
Google Forms vs Microsoft Forms, ¿cuál es la mejor opción? Aunque en general se suele reducir todo a una dicotomía entre lo simple (Google) y lo complejo (Microsoft), después de analizar todos los puntos a favor y en contra de cada una de las dos herramientas, constatamos que hay una serie de aspectos en los que ambas quedan bastante igualadas, como por ejemplo las posibilidades de integración con sus respectivos ecosistemas.
En cuanto a las características de diseño y personalización, Google ofrece más opciones en cuanto a preguntas, aunque Microsoft le supera en la cantidad y variedad de plantillas diseñadas. Por otra parte, hay ciertos puntos en los que Google Forms destaca claramente, como las funciones colaborativas. Como contrapartida, Microsoft Forms es mejor en el campo del análisis y visualización de datos.
Valorando toda esta información, la decisión de optar por una o por otra opción va a depender en gran parte de cuáles sean nuestras necesidades y objetivos:
- Se recomienda Google Forms a los usuarios que ya dispongan de Google Workspace, también a los que consideren importante el hecho de poder colaborar con otros usuarios en tiempo real y de compartir la información.
- Por otra parte, es más aconsejable Microsoft Forms a quienes ya dispongan de una suscripción a Office 365. Igualmente, para aquellos usuarios que buscan funciones avanzadas de diseño y personalización, así como para quienes necesiten disponer de herramientas de análisis avanzadas.
En última instancia, ante la duda, lo mejor es centrarnos en cuáles son nuestras necesidades específicas y las de nuestro entorno operativo para tomar la decisión correcta.