Los programas ofimáticos de Microsoft nos ofrecen una amplia variedad de funcionalidades, y en esta ocasión queremos destacar la posibilidad de poner o quitar una marca de agua en Excel.
Se trata de una forma sencilla de darle mayor protección a tus hojas de cálculo y, precisamente por eso, es importante que la conozcas. Sigue leyendo para descubrir nuevos trucos de Excel.
¿Qué es y para qué sirve la marca de agua en Excel?
Esta es una característica disponible en los programas de Office con la que podemos insertar una imagen o un texto transparente en el fondo de un documento. En este caso concreto, en el fondo de una hoja de cálculo.
Esto puede tener varias finalidades:
- Identidad visual y profesionalismo. A través de esta funcionalidad podemos insertar en el documento el logotipo de la empresa para identificar sus informes y presentaciones. También la podemos emplear para añadir el nombre del proyecto, la fecha u otros datos relevantes, y así conferirle un toque final muy profesional.
- Protección de datos sensibles. Si utilizamos una marca de agua en Excel con la palabra “confidencial” u otro mensaje de advertencia, ponemos sobre aviso a todo aquel que vea ese documento de que el contenido debe ser especialmente protegido.
- Personalización. En ocasiones, estos dibujos o textos transparentes se utilizan sencillamente para mejorar la apariencia estética de la hoja de cálculo. Para darles un toque creativo.
- Distinguir versiones o estados. Cuando trabajamos con varias versiones de hojas de cálculo, añadir una marca de este tipo nos puede permitir saber con qué versión concreta estamos trabajando o en qué punto está ese documento.
- Protección de la autoría. La razón principal por la que se suele utilizar la marca de agua en documentos es para proteger la autoría del trabajo. Evitando que este pueda ser duplicado sin identificar a su creador.
Cómo añadir una marca de agua en Excel
A diferencia de lo que ocurre con Word, Excel no cuenta con una funcionalidad integrada propia que nos permita añadir directamente una marca de agua. Algo que resulta curioso, porque proteger la información recogida en una hoja de cálculo, y su autoría, puede ser especialmente importante.
En cualquier caso, que el programa no cuente con esta funcionalidad por defecto no quiere decir que no podamos hacer uso de ella. Porque tenemos la posibilidad de añadir un encabezado de página que cumpla la misma función.
Para lograrlo, vamos a abrir el documento de Excel con el que deseamos trabajar. Ahora nos dirigimos a la parte superior de la pantalla, para clicar sobre el menú “Insertar” de la barra de herramientas.
Después pulsamos sobre “Encabezado y pie de página”. De forma automática, la presentación de la hoja de cálculo pasa a “Vista de diseño”. En la parte del “Encabezado” incluimos el texto que deseamos utilizar como imagen de agua. Seleccionando, si lo vemos necesario, tanto una fuente como un color concretos. Por último, ajustamos el tamaño de la palabra o palabras.
Como queremos que operen a modo de marca de agua en Excel, el tamaño tiene que ser bastante grande, ya que el resultado final debe ocupar toda o casi toda la página.
Por último, colocamos el cursor al inicio de la palabra y pulsamos Enter las veces que sean necesarias hasta posicionar el texto a la altura a la que deseamos que aparezca dentro de la hoja de cálculo.
Si queremos añadir una imagen en lugar de una o varias palabras, podemos hacerlo exactamente igual. Pero, al llegar al menú de “Herramientas para encabezado y pie de página”, pulsaremos sobre el icono de “Imagen” para añadir una que tengamos en nuestro equipo.
Cuando tenemos el texto o la imagen en el lugar deseado, pulsamos fuera del cuadro de texto y comprobamos que ese elemento que hemos añadido queda insertado automáticamente como una marca de agua en Excel.
Un dato importante a tener en cuenta es que este tipo de marcas no se visualizan en la “Vista normal” del documento. Para poder apreciar su presencia tenemos que ir a “Diseño de página” o “Vista preliminar antes de imprimir”.
Cómo quitar una marca de agua
Ahora que sabes cómo se inserta la marca de agua, ya imaginarás que quitarla es igual de sencillo. Se trata, básicamente, de realizar los mismos pasos pero justo al contrario.
Si utilizas el buscador de Excel y escribes “encabezado”, te va a mostrar inmediatamente el menú de “Encabezado y pie de página”. Al clicar se va a activar el cuadro de texto o imagen en el que está la marca de agua. Pulsa sobre él y elimina directamente el contenido. Al pulsar de nuevo fuera del cuadro de texto, la marca debería haber desaparecido. Para comprobarlo, ve a “Vista preliminar antes de imprimir” o a “Diseño de página”, y revisa que ya no aparezca nada en el fondo de la hoja de cálculo.
Cómo darle la máxima protección a tu libro de Excel
La marca de agua en Excel es una buena manera de añadirle un extra de protección a tus hojas de cálculo. Sin embargo, como hemos comprobado, quitarla es fácil y rápido para cualquiera que tenga acceso de edición al documento, y esto hace que pierda un poco de efectividad.
A fin de mejorar la seguridad de tus documentos y que ni la marca de agua ni ningún otro dato puedan ser manipulados sin tu permiso, lo más aconsejable es que los protejas a través de una contraseña. De esta manera, solo las personas autorizadas podrán ver y modificar el contenido.
Tienes que seguir estos pasos:
- Abre el libro que deseas proteger.
- Sigue la ruta “Revisar” > “Cambios” > “Proteger libro”.
- En el cuadro de diálogo que te aparece escribe “Estructura”.
- Añade una contraseña en el cuadro específico para ello. Procura escoger una que sea fácil de recordar para ti y difícil de descubrir para otros.
- Pulsa sobre “Aceptar” y vuelve a escribir la contraseña para confirmarla. Selecciona de nuevo “Aceptar”.
- Si vas de nuevo a la pestaña “Revisar” puedes comprobar que el icono de “Proteger libro” está resaltado. Esto quiere decir que el contenido está ahora especialmente protegido.
- A partir de ese momento, quien no tenga la contraseña no podrá acceder a la hoja de cálculo ni modificar su contenido o la estructura del libro.
La marca de agua en Excel es muy útil y resulta sencilla de insertar. No dudes en utilizarla para darle un toque más profesional a tus hojas de cálculo.