Los diagramas y esquemas son un recurso gráfico muy útil que se puede utilizar en muchos tipos diferentes de documentos. Nos ayudan, por ejemplo, a visualizar un concepto, planificar un proyecto o analizar una estructura. Uno de los mejores programas para trabajar con diagramas es Microsoft Visio. La analizamos en este artículo.
Visio forma parte de la suite Microsoft Office desde hace ya tiempo (aunque se tiene que adquirir por separado), pero es un programa prácticamente desconocido fuera del entorno empresarial. Sin embargo, está considerado como una de las mejores aplicaciones para dibujar diagramas de flujo, gráficos vectoriales o planos de viviendas y edificios, entre otras cosas.
¿Qué es Microsoft Visio?
Microsoft Visio es una de las mejores herramientas para la creación de diagramas. Ofrece una gran cantidad de funciones y utilidades al respecto. Lo que puede hacer este software es mucho más que lo que podríamos hacer con otros programas como por ejemplo Word con su pestaña de diagramas y esquemas.
Contiene numerosas plantillas con las que crear diagramas, tanto simples como complicados. Las encontramos ordenadas por categorías y temas, a nuestra entera disposición. También podemos crear nuestras propias plantillas e importarlas. Eso conlleva más trabajo, pero permite una mayor personalización. En cualquier caso, el proceso de creación a través de los instrumentos de Visio es muy sencillo.
Cada una de las plantillas dispone de un menú propio, con los objetos y formas ya abiertos y listos para usar.
¿Para qué podemos utilizar Microsoft Visio? Esta inagotable fuente de soluciones gráficas nos puede servir para hacer estas y muchas otras cosas:
- Creación de diagramas de flujo.
- Confección de organigramas.
- Creación de mapas en 3D.
- Dibujo de los planos de una vivienda, una oficina, etc.
- Creación de diseños de ingeniería o mecánica.
- Modelado de procesos de negocio.
Repasando esta lista se entiende que la principal clientela de Visio sean las empresas. No es habitual que un usuario necesite herramientas complejas y diagramas profesionales en su día a día. Sin embargo, también podría tener muchas utilidades cotidianas.
Características principales de Microsoft Visio
Aunque pueda parecer lo contrario, trabajar con Visio es muy sencillo. El propio programa se encarga de guiar al usuario en cada paso del proceso de diseño de diagramas y esquemas. Estas son las características más destacadas de su uso y funcionamiento:
- Dispone de herramientas pensadas para el trabajo colaborativo. Pensando siempre en su uso profesional, Visio permite que dos o más usuarios puedan trabajar en un mismo proyecto.
- Ofrece un modo de vista previa, para realizar un seguimiento en tiempo real del progreso del trabajo.
- Cuenta con una serie de plantillas integradas pre-configuradas para facilitarnos el trabajo y ahorrarnos tiempo.
- Permite la integración con una fuente de datos externa. Por ejemplo, puede diseñar los gráficos a partir de datos tomados de una hoja de Excel o cualquier otra base de datos.
- Ofrece compatibilidad con Office 365. Es decir, se puede conectar con Word, Excel, PowerPoint y otros programas de esta suite ofimática.
Muchos usuarios se preguntan si Microsoft Visio es compatible con Mac. En este sentido, hay que decir que no existe una versión de escritorio de este programa para macOS, pero es posible trabajar con archivos de Visio en un equipo Mac en el explorador Safari o Chrome de un Mac.
Lo mejor de todo es que no hay que instalar nada. Todo lo que se necesita una suscripción a uno de los planes de Visio. La opción más sencilla incorpora 2 GB de almacenamiento gratuito en OneDrive. Así podemos almacenar todos nuestros archivos en la web y acceder a ellos desde cualquier ubicación.
Ventajas de Microsoft Visio (y algún inconveniente)
No se puede poner en cuestión el hecho de que se trata de una gran herramienta. Las ventajas que nos reportan los múltiples usos de Microsoft Visio son evidentes, aunque también hay aspectos no tan positivos (uno de ellos es el precio) que debemos tener en cuenta. Allá va un resumen de todo:
Facilidad de uso
Cualquiera puede aprender a manejar Visio sin problemas en muy poco tiempo. Como todos los programas diseñados por Microsoft Office, es una herramienta muy intuitiva, con una curva de aprendizaje muy suave.
Opciones y plantillas
Las posibilidades que nos brinda Visio para la creación de diagramas y gráficos es muy superior a las que podemos encontrar en otros programas similares. Esto se debe en gran parte en la ingente cantidad de plantillas integradas que incorpora.
Integración con otras herramientas
Uno de sus puntos fuertes. Viso puede trabajar sin problemas con todas las aplicaciones de Microsoft Office, con
Power BI (business intelligence) y con bases de datos SQL.
Precio
Hay que decir que Visio no es una herramienta gratuita. Es más, se podría decir que es bastante cara. El precio de la edición simple o estándar es de 280 dólares (unos 250 euros al cambio actual), mientras que la versión profesional, que es la que incorpora todas las funciones, es de 530 dólares (cerca de 480 euros).