¡Qué situación tan irritante cuando nos damos cuenta de que el documento que necesitamos y que pensábamos tener guardado se ha perdido! Y si se trata de un documento importante, todavía más. Unas veces nos pasa eso por falta de previsión; otras, en cambio, por accidente o pura mala suerte. Por suerte, existen algunas maneras de recuperar un Excel no guardado y solucionar el problema.
Para poder aprovechar algunos de los métodos que presentamos a continuación, es necesario haber tenido antes la previsión de tomar medidas preventivas. En Excel, eso facilita mucho las cosas. Pero incluso si esto no se ha hecho, sigue habiendo opciones de recuperación.
La importancia del guardado automático
Ya sé que estás pensando que no has venido a esta web en busca de reproches, sino de soluciones. Sin embargo, es importante saber qué medidas tomar para evitar problemas cuando un documento se pierde. Ya sabes: más vale prevenir que lamentar.
Por suerte, el software es en ocasiones más precavido que nosotros mismos. De manera automática, Excel realiza copias de seguridad periódicas de nuestros archivos. Por defecto, estas copias se guardan cada 10 minutos, aunque cada usuario puede establecer la frecuencia de guardado que considere más apropiada a sus necesidades. Todo lo que hay que hacer es ir a «Opciones de Excel» y configurar el guardado.
Por ejemplo, si trabajamos en un documento muy importante, es recomendable reducir esa frecuencia de guardado al mínimo. También hay que tener en cuenta que eso conllevará un mayor uso de recursos y especificaciones.
Lo mejor es que la recuperación de archivos (la última copia guardada) estará disponible en cualquier momento cuando volvamos a reiniciar Excel.
Excel y OneDrive
Solamente un usuario que disponga de una cuenta de Microsoft va a poder utilizar Excel. Eso supone una ventaja adicional: contar siempre con un pequeño espacio de almacenamiento gratuito en su nube. Tener vinculada a Excel nuestra cuenta de OneDrive es la garantía de tener guardadas allí una serie de copias de seguridad que se almacenan regularmente.
De este modo, cada vez que cerremos Excel (o que el programa se cierre solo sin previo aviso) se guardará una copia en OneDrive con el último estado del archivo. Antes habrá que configurar las opciones desde la pestaña de «Cuenta» que se halla en la columna izquierda. También habrá que asegurarse de que en «Servicios conectados» figura OneDrive. Si no es así, será necesario añadirlo.
Herramienta de recuperación de libros no guardados
Excel tiene una gran herramienta para buscar y encontrar en el ordenador los archivos no guardados. No es infalible al cien por cien, ya que en muchas ocasiones es imposible recuperar un Excel no guardado, pero sí funciona en un alto porcentaje de casos. Hablamos de la herramienta de recuperación de libros perdidos.
¿Cómo utilizar esta herramienta? Te lo explicamos paso por paso:
- El primer paso es abrir un archivo en blanco.
- A continuación, hacemos clic en la pestaña de «Archivo».
- En el menú que se despliega, seleccionamos el apartado «Información».
- Después vamos a «Administrar libro».
- Por último, elegimos la opción de «Recuperar libros no guardados».
Y ya está. Con esto se abre un explorador de archivos en el que muy probablemente vamos a poder encontrar los documentos de Excel que no ha sido guardados.
El último recurso: buscar en la caché del ordenador
Si todo lo anterior no ha funcionado, no hay que desesperar, pues todavía queda una cámara en la recámara (siempre que usemos Windows, claro). Y es que el sistema operativo de Microsft también se encarga de guardar copias de Excel en la caché de forma más o menos periódica.
Para acceder a estos archivos guardados solo hay que iniciar el explorador de archivos y entrar en: C/Usuarios/TuNombre/AppData/Local/Temp.*
Los archivos están allí, ahora bien, encontrarlos no es tarea fácil y requiere de mucha paciencia por nuestra parte. Hay que abrirlos uno a uno, probando solo los que tengan la extensión tmp. Es pesado, pero es un método que vamos a tener a nuestra disposición cuando todo lo demás ha fallado.
Es también un método seguro: los archivos estarán ahí, porque solo pueden ser borrados manualmente, no hay otra forma para eliminar el archivo temporal de Excel. Esto se hace usando la combinación de teclas Shift + Delete, aunque es mejor no hacerlo si queremos tener siempre esta puerta abierta.
(*) Como es lógico, donde hemos escrito TuNombre tendremos que escribir nuestro nombre de usuario.
Conclusiones
En este post hemos repasado algunos de los métodos más efectivos para recuperar un documento de Excel no guardado. Insistimos, una vez más, en la importancia de hacer copias de seguridad y guardar la información de nuestros archivos (esta es una recomendación no solamente válida para estos casos, sino en general), así como conocer los métodos de recuperación más eficaces.
También hay que saber que, aparte de estas soluciones, existen programas de pago que van a poder ayudarnos en las situaciones más complejas, aunque ese ya es un tema para otro post.