El formato PDF se ha convertido en uno de los más utilizados dentro del ámbito profesional y académico, porque aporta un extra de seguridad al contenido, al reducir las posibilidades de que este pueda ser manipulado. Sin embargo, cuando trabajamos con un documento extenso, el peso del mismo puede convertirse en un problema a la hora de enviarlo o guardarlo. Para solucionar esta incidencia, te vamos a explicar cómo se reduce el peso de los archivos PDF.
Una alternativa sencilla que eliminará peso del archivo sin afectar a su contenido. De esta forma, te resultará mucho más sencillo compartirlo con otros o guardarlo en tus dispositivos.
¿Por qué necesitas reducir el peso de un archivo PDF?
Conocer la funcionalidad que te vamos a explicar hoy te resultará muy útil, porque te puede sacar de más de un apuro.
- Facilita el envío y la compartición. Los archivos PDF más pequeños resultan más sencillos de enviar a través de correo electrónico y de compartir a través de otros servicios en línea. Porque muchos de estos servicios tienen limitaciones en cuanto al tamaño de los archivos que se pueden intercambiar a través de ellos.
- Ahorro de espacio y almacenamiento. Si trabajas con muchos documentos PDF, reducir su peso te puede ayudar a sacarle más partido al espacio de almacenamiento del que dispones en tu equipo o en tus memorias externas.
- Carga rápida de sitios web. Si el documento PDF que estás elaborando va a ser subido a una web, un menor peso facilitará una carga rápida de la misma. Esto mejora de forma notable la experiencia del usuario.
- Optimización para dispositivos móviles. Cada vez utilizamos más los teléfonos móviles para consultar información en diferentes formatos. Si el documento va a ser visualizado en la pantalla del móvil, un tamaño más pequeño lo hará más fácil de abrir y leer.
- Mejora de la eficiencia de descarga. Al restarle peso a un archivo PDF conseguimos que su descarga sea mucho más rápida para el destinatario.
¿Qué implica reducir el peso de un archivo PDF?
Cuando se reduce el peso de los archivos PDF, lo que se consigue es disminuir su tamaño de almacenamiento. Es decir, que logramos que a la hora de guardarlo ocupe menos espacio en el dispositivo.
El peso de un PDF u otro archivo digital se mide en kilobytes (KB) o megabytes (MB), y lo que nos interesa en este caso es hacerlo lo más ligero posible. Esto podemos lograrlo de diferentes maneras:
Comprimiendo las imágenes
Reduciendo la cantidad de datos que son necesarios para representar una imagen, pero sin que esto llegue a afectar a la calidad visual de la misma.
Hay quien opta por ajustar a la baja la calidad de la imágenes para conseguir que el documento pese menos, pero esto puede afectar a la visualización final, por lo que no es muy recomendable.
Eliminando recursos innecesarios
En algunos documentos en formato PDF encontramos recursos adicionales como fuentes, colores y objetos gráficos redundantes. Estos pueden ser eliminados para reducir el tamaño del archivo, sin comprometer la calidad del contenido.
Comprimiendo el texto
Lo más habitual es comprimir el texto, sin sacrificar su legibilidad, para hacer que el PDF pese menos.
Eliminación de metadatos
Los metadatos son datos que aportan información adicional sobre el documento (momento de creación, identidad del autor, revisiones realizadas, etc.). Si no son realmente necesarios, se pueden eliminar para conseguir reducir el tamaño del archivo.
¿Cómo se reduce el peso de los archivos PDF?
Existen páginas web específicas que sirven para reducir el tamaño de un archivo PDF, luego hablaremos de ellas, pero nos parece interesante que sepas que también puedes hacerlo con herramientas que es posible que ya tengas instaladas en tu ordenador.
Reduce el peso de los archivos PDF con Word
Si tienes Word o cualquier otro editor de textos similar, puedes quitarle peso a un archivo PDF. Solo tienes que abrirlo con esta aplicación y pasarlo de PDF al formato con el que trabaje tu programa de edición de texto.
Una vez que lo tienes abierto en Word, pulsa sobre el botón “Archivo” de la barra superior de herramientas y luego en “Exportar”, y allí pulsa “Crear documento PDF/XPS”. A continuación se va a abrir un menú con las opciones de guardado del documento. En la parte inferior del mismo vas a ver la alternativa de “Tamaño mínimo (publicación en línea)”. Selecciónala y haz clic sobre “Publicar”. El resultado es un archivo PDF con un peso mucho menor al original.
Reducir el peso de un PDF con una aplicación externa
Existen muchas plataformas que, de manera gratuita, nos permiten reducir el peso que tiene un archivo PDF. Algunas de las más destacadas son las siguientes:
Aunque puede haber ligeras diferencias entre unas y otras, lo que tienen en común es que su funcionamiento es rápido y sencillo. Los pasos básicos son los siguientes:
- Accedes a la plataforma que deseas utilizar y escoges la funcionalidad de reducir peso a un PDF. La mayoría de estas herramientas ofrecen otras alternativas de trabajo con documentos en este formato, como cortarlos, unirlos, etc., pero en este caso concreto lo que queremos es reducir el peso.
- Cargas el documento. Para ello bastará con que lo arrastres hasta la ventana de trabajo o que lo cargues desde tu dispositivo.
- Reduces el tamaño. Una vez que el documento esté subido confirmas que deseas reducir su peso y dejas que la plataforma haga su trabajo.
- Descarga de la nueva versión. En tan solo unos segundos tienes una nueva versión de tu PDF con el peso reducido.
Por la seguridad y la confidencialidad no tienes que preocuparte. Este tipo de plataformas son muy seguras, y borran el contenido subido por los usuarios para que ningún tercero pueda acceder a él de manera ilegítima.
Los compresores de PDF en línea son flexibles, seguros y muy fáciles de usar, por lo que son una buena alternativa para quitarle peso a un documento PDF en tan solo un par de minutos.
Con lo fácil que resulta aligerar un documento, ya no tienes excusa. Reduce el peso de los archivos PDF y será más sencillo compartirlos y almacenarlos.