Para tener un buen manejo y un dominio total de las posibilidades que os brindan las hojas de cálculo de Microsoft, es esencial saber cómo funcionan las referencias absolutas en Excel (y también las relativas y las mixtas). Eso es lo que vamos a tratar de explicar en este post.
A modo de presentación, diremos simplemente que en Excel existen tres tipos de referencias a una celda que se pueden utilizar después en una fórmula: referencia absoluta, referencia relativa y referencia mixta. Las diferencias que entre ellas se pueden observar en el momento de copiarlas o de moverlas a otra posición.
La referencia en Excel se puede definir como el uso de una celda dentro de una fórmula. Por ejemplo, el lugar de escribir en la celda A1 «=3+7», lo que se hace es otorgar a la celda A2 el valor «3» a la celda A3 el valor «7». De este modo, para obtener el resultado, en A1 hay que escribir «=A2+A3».
Puede parecer enrevesado, pero en realidad este método ayuda mucho a simplificar las operaciones. Usando las referencias, las fórmulas son más flexibles, ya que al cambiar el valor de una de las celdas, el valor que toma la referencia se ajustará de forma automática.
Veamos a continuación que son y cómo se puede utilizar cada una de estas referencias:
Referencias relativas
Por defecto, todas las referencias en Excel son relativas. Esto quiere decir que, en el momento de copiar una fórmula, el programa va a modificar las referencias tomando en cuenta la nueva posición donde se está haciendo la copia de la fórmula. Como siempre, todo resulta más sencillo de entender con un ejemplo:
- En el cuadro, la primera tabla (A) nos muestra cómo la celda C1 alberga la fórmula =A1+B1. Dado que los valores de A1 y B1 son 5 y 3 respectivamente, el resultado lógico es 8.
- En la segunda tabla (B) vemos que la fórmula ha sido copiada a C3. La referencia relativa se ha modificado siguiendo el orden de las filas y columnas, pasando a ser la fórmula =A3+C3. Como esas celdas están vacías, el resultado que se arroja es el de cero.
- Finalmente, en la tercera tabla (C), vemos el resultado de aplicar una referencia relativa a un rango de datos: la fórmula de C3 se aplica a toda la columna C, de modo que cada una de sus celdas refleja la modificación de la referencia fila por fila.
Referencias absolutas
Era necesario explicar primero qué son las referencias relativas para abordar la cuestión de las referencias absolutas en Excel, que es el tema central del post. En algunos casos, nos vemos en la necesidad de «fijar» la referencia a una celda para que esta se mantenga igual incluso después de que la copiemos, algo que no sucedía en el ejemplo anterior.
Para lograr esto, es preciso transformar una referencia relativa en absoluta. Esto se consigue escribiendo en la fórmula el símbolo “$” antes de la letra de la columna y también antes del número de la fila. Por ejemplo, en lugar de A1, escribiríamos $A$1.
Para ilustrar esto, recurrimos a otro ejemplo, plasmado en el cuadro de más arriba:
- A: Tenemos un cuadro con los nombres de los trabajadores en la columna B y las horas trabajadas en la columna C. Para determinar el salario que deben percibir en la columna D), hay que aplicar el precio por hora trabajada, que se encuentra expresado en la celda G3 (10 € la hora).
- B: Aplicamos la fórmula que multiplica las horas (C3) por el precio (G3). =C3*G3.
- C: Como se muestra, el resultado es 50€.
Para aplicar la fórmula a todo el rango utilizamos el símbolo $ tal y como hemos explicado antes. Así, en lugar de escribir G3 escribimos $G$3 como referencia absoluta y arrastramos la fórmula a lo largo de la columna para obtener los resultados correspondientes a cada fila.
Referencias mixtas
Ahora que ya sabemos manejar referencias relativas y referencias absolutas en Excel, aprender a usar las referencias mixtas es bastante sencillo. Una referencia mixta es una referencia con una parte relativa y otra parte absoluta. O, dicho de otro modo, una parte fija y otra libre. En resumen:
- Si usamos la fórmula «=$A1» estamos fijando la columna A, dejando libre las filas.
- En cambio, si usamos la fórmula «=A$1» estamos fijando la fila 1, dejando las columnas libres.
El uso combinado de referencias absolutas y relativas nos abre una campo muy amplio de aplicaciones prácticas.
Conclusión
Conocer todos los aspectos de las referencias en Excel es muy importante para sacarle el máximo partido a sus hojas de cálculo. Casi tanto como saber manejar las fórmulas básicas de este software. Como hemos mostrado en este post, sus aplicaciones prácticas son numerosas y variadas. Al utilizarlas, vamos a poder trabajar sin problemas con grandes volúmenes de datos y al mismo tiempo evitar muchos errores y resultados incorrectos.