Sumar o restar fechas en Excel es una operación bastante común. Por tanto, si utilizas con frecuencia esta herramienta ofimática, esta es una de las funcionalidades que debes conocer. Y te vamos a explicar cómo llevarla a cabo.
Te traemos un tutorial paso a paso con el que aprenderás a sumar y restar fechas sin ningún esfuerzo. Vas a ver qué es mucho más sencillo de lo que podías pensar. Lo único que tienes que hacer es conocer una serie de funciones que te permitirán sumar y restar casillas de forma automática. Nos ponemos ya manos a la obra.
¿Para qué nos sirve sumar o restar fechas en Excel?
A través de esta función podemos calcular intervalos de tiempo, programar eventos, y hacer un seguimiento de los plazos. A continuación te detallamos algunas de las utilidades de esta operación.
Cálculo de plazos o de vencimientos
Si estás trabajando en un proyecto en el que hay fechas con tareas límite, esta opción hará tu trabajo mucho más sencillo y evitará posibles despistes.
Lo que hacemos en este caso es partir de una fecha inicial y sumarle a la misma una cierta cantidad de días, que serán aquellos a los que se extiende el plazo.
Seguimiento de intervalos de tiempo
Cuando a una fecha le restamos otra, podemos calcular el intervalo de tiempo que existe entre dos eventos. Esto nos va a resultar especialmente útil a la hora de medir factores como los tiempos de respuesta, o cualesquiera otros indicadores relacionados con el factor tiempo.
Generación de calendarios y horarios
Si necesitas planificar tu tiempo de trabajo al detalle, puedes usar la opción de sumar o restar fechas de Excel para generar calendarios, horarios, o programar eventos periódicos.
Por ejemplo, puedes establecer un calendario para gestionar el avance de los pasos de tu proyecto, o crear un horario de visitas para el equipo comercial de tu negocio.
Control de cumplimiento de los plazos
Si a la fecha actual le restas la fecha objetivo en la que has de tener finalizada una determinada tarea, te resultará mucho más fácil hacer un seguimiento de los plazos y asegurarte de que terminas a tiempo todo lo que tienes pendiente.
Cálculo de edades
Restándole a la fecha de nacimiento de una persona la fecha actual, podemos calcular rápidamente su edad. Esto lo podemos hacer con Excel y es de especial utilidad en la gestión de Recursos Humanos, donde el dato registrado con respecto a los empleados es siempre su fecha de nacimiento, no su edad concreta.
Restar fechas en Excel
Aquí tenemos varias alternativas de funciones, y tendremos que utilizar una u otra en función del resultado que estemos buscando:
Restar días
Si queremos saber cuánto tiempo transcurre entre una fecha y otra, simplemente utilizamos la fórmula “=A2-B2”. Escogiendo en tu caso las celdas con las que quieras operar.
Restar días con fecha de inicio y de fin
Para poder tomar una referencia de inicio del plazo y otra de finalización, aplicaremos la fórmula “=DIAS(B2;A2)”.
Restar meses
Podemos usar la función FECHA.E para hacer el cálculo rápidamente. En este caso tenemos que proporcionar la fecha de inicio y un número negativo que será el número de meses a restar. Un ejemplo de fórmula sería esta “=FECHA.E(“15/6/2018”;-3)”. Esto debería darnos como resultado 15/3/2018.
Restar años
Podemos usar dos fórmulas diferentes. “=FECHA(AÑO(A2)-B2;MES(A2);DIA(A2))” o bien, “=AÑO(A2)-AÑO(B2)”.
Restar con la sintaxis SIFECHA
Esta función nos permite conocer la diferencia de días transcurridos entre dos fechas. Es importante que la fecha inicial tenga un valor inferior a la fecha de finalización, o el resultado nos dará error.
La fórmula es “=SIFECHA(fecha_inicial:fecha_final;unidad). Si la unidad es “D” conoceremos el número de días que han pasado en ese período, pero también podemos utilizar otras unidades:
- Y. Número de años completos en el período.
- M. Número de meses completos en ese período.
- MD. Diferencia entre los días de fecha inicial y fecha final. En este caso se obvian los meses y años. El uso de este argumento no está muy recomendado porque puede dar lugar a diferentes errores.
- YM. Nos dice la diferencia entre los meses de la fecha inicial y la final. Pasando por alto los días y los años.
- YD. Arroja como resultado la diferencia de los días de la fecha inicial y la final, obviando los años.
Sumar fechas en Excel
Cuando se trata de sumar o restar fechas en Excel, las fórmulas para sumar no son muy diferentes de las que hemos visto hasta ahora.
Sumar días
Usamos la misma fórmula que para restar, pero en este caso añadimos el signo positivo en lugar del negativo. Nos quedaría algo así “=B4+C4”.
Sumar días, años y meses
Aquí lo que tenemos que hacer es añadir el intervalo de tiempo que queremos que se tenga en cuenta:
- Para añadir años. “=FECHA(AÑO(A2)+B3;MES(A2),DIA(A2)).
- Para añadir meses. “=FECHA(AÑO(A2),MES(A2))+B3;DIA(A2)).
- Para añadir días. “=FECHA(AÑO(A2);MES(A2));DIA(A2)+B6).
Consideraciones importantes al sumar o restar fechas en Excel
Para que entiendas mejor cómo funciona este sistema, ten en cuenta que Excel almacena las fechas como número de serie secuenciales para poder trabajar con ellas y hacer cálculos. Este programa califica, por defecto, la fecha 1 de enero de 1900 con el número de serie 1. El resto de fechas se van a calificar en base a esto.
Así, el 1 de enero de 2008 recibe como número de serie para operar el número 39.448, que son el número de días que han transcurrido desde el 1 de enero de 1900.
Es esta conversión de fechas a números de serie, que hace el programa de manera automática, lo que nos permite hacer cálculos con fechas. Algo que sería muy complicado de lograr de otra manera.
Sumar o restar fechas en Excel te resultará de utilidad para realizar múltiples tareas. Desde calcular plazos a gestionar proyectos y rastrear intervalos de tiempo. Esta es una funcionalidad con la que te ahorras mucho esfuerzo y tiempo, y que te servirá tanto en tu vida académica como en la profesional. Esperamos que después de leer nuestro tutorial tengas más claro cómo debes hacer este tipo de operaciones.