La suite ofimática de Office lleva ya décadas con nosotros y, aunque no es ni mucho menos desconocida para los usuarios, lo cierto es que siempre hay margen para seguir aprendiendo sobre ella. ¿Sabías que Word puede hacer todo lo que le pidas?
El software de creación de documentos de Microsoft tiene algunas funcionalidades que nos pueden ayudar a incrementar nuestra productividad. Por eso, vamos a ver algún que otro truco con el que conseguirás dar un salto de calidad en el uso que haces de este programa.
Dile a Word qué es lo que quieres hacer
El editor de texto tiene una funcionalidad que no es inteligencia artificial pero se parece. ¿Alguna vez te ha ocurrido que no recuerdas bien como hacer una determinada acción como añadir negritas o insertar un encabezado? Pues bien, la solución es tan sencilla como plantearle preguntas a este programa, y él te va a brindar las soluciones que necesitas, casi como si fuera una IA.
La última versión de Word tiene el símbolo de una lupa al lado de la opción de “Ayuda”. Si no sabes cómo hacer algo, escríbelo en este particular buscador y el programa te indicará cómo se lleva a cabo la función que quieres realizar.
Prueba esto, en tu editor de texto escribe un par de líneas y selecciona el texto, a continuación, accede a la casilla de búsqueda que te hemos indicado y pon “negrita” o “cursiva”, y encontrarás inmediatamente la herramienta que necesitas para hacer el cambio.
Protege tu documento con una contraseña
Word puede hacer todo lo que le pidas, incluso dar una especial protección a aquellos documentos que debes mantener en privado.
Si no quieres que cualquier persona pueda tener acceso a tus archivos de texto, dales un extra de protección.
Haz esto:
- Clica en “Archivo”.
- Ve a “Proteger documento”.
- En el desplegable que aparece, selecciona “Cifrar con contraseña”.
- Escoge una contraseña segura y que puedas recordar.
- Pulsa “Aceptar”.
Ahora, cada vez que necesites abrir este documento, tendrás que indicar la contraseña que has creado. No vas a poder recuperarla, así que asegúrate de que la recuerdas bien o no podrás acceder al archivo.
Personaliza el autocorrector de Word
El autocorrector nos ha salvado a todos de presentar algún documento con errores de ortografía. Porque, por mucho cuidado que pongas, siempre se cuela alguna.
Las faltas de ortografía y las erratas están a la orden del día cuando trabajamos rápido con el teclado, y el autocorrector está ahí para solucionarlas. Si quieres que sea todavía más efectivo, lo puedes personalizar.
¿Te has dado cuenta de que cometes una falta de manera recurrente? Si es así, configura tu autocorrector para que la corrija inmediatamente en cuanto la detecte.
Esto es muy sencillo, solo tienes que seguir esta ruta:
- Archivo.
- Opciones.
- Revisión.
- Opciones de autocorrección.
Se va a abrir una ventana en la que puedes añadir diferentes términos y palabras. Define a mano izquierda el término o expresión incorrecta, y en la derecha el texto por el que deseas que sea reemplazado automáticamente.
Oculta todos los errores gramaticales, porque Word puede hacer todo lo que quieras
Cuidar la gramática es algo que todos deberíamos hacer. Pero si esta disciplina no es lo tuyo, es posible que tus textos acaben llenos de subrayados rojos que te indican que hay algo que deberías corregir.
Nuestra recomendación es que le hagas caso al corrector gramatical de Word. Sin embargo, hay ocasiones en las que esto no será necesario. Por ejemplo, si simplemente estás elaborando un borrador o tomando notas, y en ese momento ni la gramática ni la ortografía tienen importancia.
Puedes evitar que el programa remarque en rojo tus errores gramaticales si sigues la ruta:
- Archivo.
- Opciones.
- Revisión.
- Ocultar errores de ortografía solo en este documento.
- Ocultar errores de gramática solo en este documento.
Convierte texto en una tabla
Hay diversas formas de crear una tabla en Word, pero algunas de ellas resultan complejas. Por suerte, también hay una manera muy sencilla de convertir un texto en una tabla, lo que pasa es que no todo el mundo la conoce.
Si es un texto que tiene cierta coherencia y se puede separar, este truco funciona muy bien. Empieza seleccionando el texto y luego sigue la ruta:
- Insertar.
- Tabla.
- Convertir texto en tabla.
El programa creará automáticamente una tabla, con el número de filas, columnas y separadores que considere adecuados en función del texto que le hayas proporcionado.
Añade enlaces de forma rápida
Word tiene muchas funcionalidades, pero no todas están igual de bien desarrolladas. En condiciones normales, crear un enlace en nuestro texto hacia una página web puede resultar algo tedioso, porque tenemos que dar varios pasos y usar tanto el teclado como el ratón.
Sin embargo, existe un atajo de teclado muy práctico. Señala el texto que vas a usar como anclaje y pulsa Control + Alt + K y se te abrirá de forma automática el cuadro para crear hipervínculos.
Pegar texto sin formato
Cortar y pegar texto es una de las opciones más usadas de Word, pero esta funcionalidad deja de ser práctica cuando tenemos que enfrentarnos al problema de cambio de formato. Por suerte, con un pequeño truco, podemos pegar texto sin formato.
Asegúrate de que tienes el texto deseado en tu portapapeles. Después sigue la ruta:
- Pestaña de “Inicio”.
- Pulsa sobre la flecha hacia abajo que hay debajo de la opción de “Pegar”.
- Conservar solo texto.
El texto aparecerá justo donde quieres, pero no conservará su formato original. Esto te evitará tener que estar haciendo cambios.
Eliminar todo el formato de un documento
Si lo que quieres es dejar un texto totalmente sin formato para eliminar la mezcla de formatos que se puede producir en algunas ocasiones, pulsa la secuencia Control + Espacio. Desaparecerán las negritas y los diferentes tipos de fuente que hubiera en tu documento. Ahora, si lo deseas, puedes darle un formato uniforme desde cero.
Borrar texto con atajo de teclado
Para borrar una buena cantidad de texto, solemos seleccionarlo con el ratón y luego pulsar la tecla de suprimir, pero también podemos hacerlo a través de los atajos de ratón.
Pulsando Control + borrar eliminamos palabras enteras. Si has cambiado de opinión, pulsa Alt + borrar y revertirás la acción realizada.
Ya lo has visto, Word puede hacer todo lo que le pidas. La clave está en conocer los mejores trucos para sacarle el máximo partido.