En muchas ocasiones se ha descrito a Google Sheets como «el Excel de Google». Lo cierto es que se trata de una definición bastante acertada, aunque no refleja en realidad todo lo que esta aplicación puede llegar a hacer. En este artículo vamos a abordar varias cuestiones: cómo usar Google Sheets y cuáles son sus principales utilidades.
Lo primero que debemos saber es que Google Sheets es una herramienta que funciona con la nube de Google con la que se pueden crear y editar hojas de cálculo que después pueden ser compartidas entre varios usuarios de forma remota. Los cambios aplicados a cada documento compartido se aplican en tiempo real.
Además, todos los cambios que se realicen en los documentos de Google Sheets se guardan automáticamente (siempre que contemos con una conexión a Internet, obviamente). Por esto y por muchas otras razones, cabe considerar a esta solución como una de las mejores alternativas a Microsoft Excel, si bien es cierto que existen notables diferencias entre ambos programas, como explicamos a continuación.
Google Sheets vs Microsoft Excel
De entrada, parecería que Google Sheets y Microsoft Excel son dos aplicaciones similares, por lo que decantarse por una o por otra sería una mera cuestión de gustos. Sin embargo, la realidad es que presentan importantes diferencias. Para elegir la más adecuada para nosotros, es preciso saber cuáles son nuestras necesidades
Si nos fijamos únicamente en su capacidad de cálculo, Google Sheets ofrece todas las funciones básicas, pero Excel incluye muchas más funciones, fórmulas y posibilidades.
Por otra parte, Google Sheets ofrece otras cosas interesantes al usuario de las que Excel carece. Por ejemplo, la función de autoguardado, app móvil, funciones colaborativas o guardado en la nube. Además, es un servicio gratuito.
Cómo acceder a Google Sheets
Para empezar a usar Google Sheets tenemos que ir a la página de hojas de cálculo de Google. Allí vamos a encontrar una serie de plantillas disponibles, acceder a nuestros archivos recientes y a las opciones de crear y compartir nuevas hojas de cálculo. Cualquier cambio que realicemos en ellas se guardará de forma automática.
Otra manera de acceder a Google Sheets es desde nuestra cuenta de Google Drive, puesto que este editor de hojas de cálculo se encuentra integrado en el servicio de almacenamiento de Google.
Cómo usar Google Sheets
Como casi siempre, la mejor manera de aprender a utilizar una herramienta nueva es lanzarse a probar todas sus funciones, aunque una pequeña guía puede ser de gran ayuda. En este post vamos a ver cómo usar Google Sheets: crear una hoja de cálculo, editar los datos, compartir y proteger nuestros documentos y mucho más:
Crear una hoja de cálculo
Existen tres maneras diferentes de crear una nueva hoja de cálculo en Google Sheets:
- Desde la página principal de Google Sheets, haciendo clic en «Archivo» y escogiendo la opción «Nueva hoja de cálculo».
- Desde Google Drive, haciendo clic en el botón rojo «Nuevo» y seleccionando después «Hojas de cálculo de Google».
- Seleccionando una plantilla en la página de inicio de Hojas de cálculo de Google.
Al hacer esto, nos encontraremos en pantalla con una interfaz de hoja de cálculo con la cinta superior de comandos y pestañas de edición que claramente evoca a la de Excel, aunque más sintetizada y resumida.
Introducir datos
Al seleccionar una celda de la hoja de cálculo, esta aparecerá marcada con un contorno azul. Para introducir datos en ella, solo hay que escribir. Después, validamos pulsando la tecla Enter, o bien pulsamos la tecla Espacio para guardar los datos y pasar a la celda de la derecha de la misma fila. Lo más cómodo es olvidarse del mouse y utilizar las teclas de flecha del teclado para movernos por el documento.
También es posible copiar y pegar en la hoja de cálculo una lista de texto, una tabla HTML extraída de un sitio web o incluso importar una hoja de cálculo existente en formato .csv, .xls, .xlsx y otros. Para hacer esto último, es preciso pulsar sobre «Archivo» y después escoger las opciones «Importar» y «Cargar».
Utilizar fórmulas
Las hojas de cálculo de Google Sheets disponen de una serie de fórmulas integradas que, aunque nos son tan numerosas como las de Excel, cubren la mayor parte de necesidades de sus usuarios. Básicamente, se centran en tareas estadísticas y de manipulación de datos. Son accesibles desde el menú desplegable «Funciones» que se halla en la cinta de herramientas.
Para usarlas, todo lo que tenemos que hacer es seleccionar el cuadro, fila o columna sobre el que queremos realizar el cálculo y escoger la función deseada. Estas son algunas de las que se usan con más frecuencia: SUMA, PROMEDIO, CONTAR, MAX (para encontrar el valor más alto de una serie) y MIN (para encontrar el valor mínimo).
Además de esto, las hojas de cálculo de Google permiten realizar acciones básicas de aritmética (sumar, restar, multiplicar) desde las mismas celdas, sin tener que usar ninguna fórmula.
Compartir documentos
Una de las grandes ventajas de usar Google Sheets es que nos permite una sincronización perfecta con los otros dispositivos y usuarios que comparten los documentos.
Para compartir un documento hay que ir a «Archivo» y seleccionar la opción de «Compartir» (o directamente pulsar el botón azul «Compartir» que se encuentra en la esquina superior derecha). Después, en las opciones avanzadas podremos introducir los correos electrónicos de los usuarios que queremos que puedan visualizar y/o editar el documento compartido.
Otra forma de compartir es descargar los datos y exportarlos a otro formato. La opción «Descargar» se halla en el menú de «archivo». Las exportaciones más utilizadas son .xls (documento de Excel) o .csv (valores separados por comas).
Modo sin conexión
Por último, hay que mencionar una de las funciones incluidas en Google Sheets y que no existe en Excel: la posibilidad de trabajar sin conexión a internet. Para obtener ventaja de ello solo hay que activar el «Modo sin conexión», el cual permite la sincronización automática de todos los cambios offline que realicemos en un documento cuando este se vuelva a conectar a Internet.
Para poder utilizarlo será necesario tener la aplicación web Google Drive, así como Google Drive Sync. Esta posibilidad solo es válida usando el navegador Chrome.