En cualquier organización o proyecto, sea cual sea su naturaleza, una de las condiciones necesarias para que el trabajo se lleve a cabo y se alcancen los objetivos es que la comunicación entre colaboradores fluya. Especialmente cuando se trata de trabajo a distancia. Y para eso hace falta contar con las herramientas adecuadas. En este post vamos a analizar todo lo que se refiere a Microsoft Yammer, qué es y para qué se utiliza.
Porque sin duda Yammer es una de esas herramientas de referencia a la hora de apostar por el trabajo colaborativo y obtener lo mejor en cuanto a creatividad y productividad de los equipos de trabajo que interactúan en remoto. En definitiva, un instrumento que se adapta perfectamente a los nuevos tiempos y a las nuevas maneras de hacer las cosas.
¿Qué es Microsoft Yammer?
Podríamos definir Microsoft Yammer como un servicio de red social única orientada a la comunicación interna de una empresa. Este servicio fue creado en el año 2008 por una empresa llamada Geni, para posteriormente pasar a ser adquirido por Microsoft en 2012.
La idea original consiste en establecer un medio mediante el cual los empleados de una misma empresa puedan estar conectados y comunicados en todo momento para mejorar su capacidad de trabajo. Hay quien lo ha definido como «el Facebook del mundo empresarial» donde en lugar de amigos hay compañeros de trabajo y en vez de publicidad encontramos recordatorios corporativos.
Actualmente, este servicio se halla englobado dentro de Microsoft Office y es utilizado por numerosas empresas en todo el mundo.
¿Para qué se usa Microsoft Yammer?
Parte de éxito de Yammer en muchas organizaciones empresariales radica en el hecho de que es sumamente fácil de configurar y de manejar: para cualquiera que haya usado alguna vez Facebook, su interfaz no tiene secretos. Además de eso, es una herramienta muy práctica que aporta muchas ventajas. Estas son algunas de las más destacadas:
Creación de perfiles personales y grupos
Tomando como base la información de usuarios del directorio de la organización, con Yammer se pueden crear perfiles personales con diferentes grados de detalle, así como distintos niveles de acceso a la información de la empresa. Cada uno de los usuarios tiene la opción de seguir las publicaciones de otros.
De igual modo, estos perfiles pueden ser agrupados en torno a un tema o un proyecto (o incluso a varios a la vez), siempre respondiendo a cuáles sean las propias necesidades de la empresa.
Colaboración a distancia
Para aquellas empresas que cuentan con varios centros de trabajo situados en ubicaciones alejadas unas de otras, Yammer se revela como una magnífica herramienta de comunicación y colaboración a distancia.
Resulta más inmediato y eficaz que el correo electrónico: las respuestas son más inmediatas y se publican en grupos, lo cual favorece el acceso a la información y reduce la probabilidad de confusiones y malentendidos. En suma, todo se traduce en una mayor fluidez a la hora de comunicarse y trabajar en equipo.
Formación de los empleados
Se podría decir que este es un efecto secundario positivo derivado de la implantación de Yammer en una empresa. A diario, todos los usuarios van leyendo las actualizaciones de otros colaboradores, o publicando las suyas propias, en un ejercicio de aprendizaje continuo, casi involuntario.
Con el tiempo, los usuarios adquieren conocimientos especializados del sector en el que trabajan de manera incluso más efectiva que si hubieran asistido a seminarios o cursos especializados. Es lo que se conoce como aprender «en piloto automático».
Mayor transparencia
Uno de los principales beneficios favoritos del uso de herramientas de chat abierto dentro de una organización es que se proyecta la idea de honestidad y transparencia de la empresa. Procedimientos, objetivos, avances, dudas, indicaciones… Cada uno conoce los roles de los demás y todo está sobre la mesa, a la vista de todos, con lo cual se elimina la posibilidad de que se genere desconfianza entre los empleados. O entre jefes y subordinados.
Office 365
Los grupos de Yammer también están conectados a Office 365. Esto significa que disponen de acceso a todas las funciones de la suite ofimática. Por ejemplo, es posible usar Yammer dentro de Teams desde la propia aplicación o a través de Outlook. De igual manera, todos los archivos que se carguen en Grupos podrán ser almacenados también en SharePoint.
Recomendaciones para los propietarios de grupos
En su última actualización, Yammer renovó su oferta de servicios bajo el nombre de Yammer Communites. Esto ha supuesto la ampliación de las posibilidades de uso de esta herramienta, otorgando a los propietarios de los grupos nuevas opciones para mejorar la comunicación interna en sus organizaciones.
Configurar todo al detalle antes de empezar
Antes de animar a todos los miembros y colaboradores de un grupo a participar en él, hay que invertir algo de tiempo en la configuración: preparar la interfaz para que sea atractiva, buscar un nombre atractivo y adecuado, seleccionar bien las aplicaciones que se van a poder usar…
Es también importante personalizar el aspecto del grupo. No debe faltar la identidad visual de la empresa a fin de crear un sentido de pertenencia y animar a la participación.
Designar un moderador
Uno o varios, si el grupo es numeroso. Se trata de un rol más que necesario para evitar el caos y la dispersión. El moderador debe dirigir la estrategia de contenidos del grupo, así como resolver dudas y guiar a los miembros de la comunidad en las actividades y comunicaciones.
El papel «censor» del moderador es aquí secundario, ya que al no existir perfiles anónimos hay muy pocas posibilidades de que se produzcan esos comportamientos negativos que podemos ver en las redes sociales.
Establecer unas normas de uso
Por último, una recomendación en pro del buen funcionamiento de cualquier grupo de Microsoft Yammer: la redacción de un breve documento en el que se establezcan una serie de normas básicas de uso. Sobre todo, para evitar que por ejemplo se produzcan comentarios racistas, sexistas, etc. o que las conversaciones de trabajo acaben degenerando en discusiones políticas. Todos los participantes deben acatar estas normas y respetarlas.